RESUME MATERI PERTEMUAN 1-7 KOMUNIKASI INTERNAL
Materi 1 : PENGANTAR KOMUNIKASI INTERNAL
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam lingkungan sebuah organisasi yang bertuuan untuk meningkatkan kualitas SDM yang di dalamnya akan selalu ada konflik dan atau hal yang dianggap tidak sesuai. Komunikasi ini bisa terjadi antara karyawan dengan karyawan, karyawan dengan atasan, dan atasan dengan atasan. Hubungan komunikasi internal adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya. Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungannya dengan karyawan di semua level. Istilah public internal dan karyawan mengacu pada baik itu manajer maupun orang-orang yang menjadi bawahannya. Organisasi akan kehilangan sebagian besar potensi sumber daya manusianya karena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang efektif yang merupakan landasan untuk hubungan manajemen-karyawan dan kinerja pekerjaan secara keseluruhan.
Dalam suatu organisasi terdapat pertukaran informasi yang merupakan penghubung antar anggota maupun dengan pimpinannya, yang berupa :
1.Penetapan tujuan
2.Membuat dan Melaksanakan Keputusan
3.Mengukur Prestasi Kerja
4.Merekrut dan Mengembangkan staf
5.Pelayanan Pelanggan
6.Negosiasi dengan Pemasok
7.Memproduksi Produk
8.Berinteraksi dengan Peraturan yang ada
Pola komunikasi yang terjalin dalam suatu organisasi terdapat 2 arus, yaitu formal dan informal. Ada empat bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi, yaitu:
1.Komunikasi kepada bawahan.
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada jabatan yang berotoritas lebih rendah.
2.Komunikasi kepada atasan.
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua tenaga kesehatan dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan.
3.Komunikasi horizontal.
Merupakan arus pesan sesama antara ketua bidang ke ketua bidang dan anggota ke anggota. Pesan semacam ini bergerak di bagian bidang yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian.
Masalah yang timbul dalam komunikasi horizontal adalah:
a.Bahasa yang khusus dikembangkan oleh divisi tertentu di dalam organisasi
b.Merasa bidangnya adalah yang paling penting dalam organisasi
4.Komunikasi diagonal
adalah komunikasi dalam organisasi antara seseorang dengan lainnya yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan unitnya. Komunikasi diagonal tidak menunjukkan kekakuan sebagaimana dalam komunikasi vertikal, tetapi tidak juga menunjukkan keakraban sebagaimana dalam komunikasi horizontal.
Komunikasi formal memiliki potensi menimbulkan kesalah pahaman diantara karyawan dan pimpinan. Saluran komunikasi informal adalah proses komunikasi yang lebih luwes, fleksibel, tidak terikat aturandan waktu. Contoh: Bincang-bincang pada saat jam istirahat kantor atau di luar jam kerja
Materi 2 : PUBLIK INTERNAL dalam KOMUNIKASI ORGANISASI
Publik internal adalah khalayak/publik yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Contoh publik internal dalam organisasi atau perusahaan adalah para karyawan (employee) dan para pemegang saham (stockholder)
Kegiatan publik internal di dalam perusahaan (organisasi/lembaga) ini diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para pegawainya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan/atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta masing-masing meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan (organisasi/lembaga). Keserasian hubungan di antara para pegawai, baik vertical maupun horizontal diharapkan akan memperkuat team kerja dalam perusahaan itu, baik kuantitatif maupun kualitatif. Tidak saja terbatas pada para pegawainya yang langsung berada di dalam perusahaan, keluarganyapun mempunyai andil yang besar dalam memupuk hubungan baik ini. Misalnya kegiatan family gathering, ulang tahun organisasi, dan sebagainya. Bentuk hubungan publik internal dibagi menjadi 4, yaitu :
1.Hubungan dengan karyawan (employee relations)
Yang dimaksudkan dengan karyawan disini ialah semua pekerja. Dengan senantiasa berkomunikasi dengan mereka yakni mendatangi mereka dan bercakap-cakap dengan mereka akan dapat diketahui sikap, pendapat, kesulitan, harapan dan perasaannya. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya tentu terdapat perbedaan, disebabkan oleh lingkungan hidupnya, pengalamannya, pendidikan, dan sebagainya. Namun mereka sama-sama menghendaki; upah yang cukup, perlakuan yang adil, ketenangan bekerja, perasaan diakui, penghargaan atas hasil kerja, dan penyalur perasaan.
2.Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations).
Dalam hubungannya dengan modal, pemegang saham tidak dapat dikesampingkan dari pemikiran seorang manajer dalam usahanya membina dan memajukan perusahaanya. Adalah kewajibannya untuk selalu mengadakan hubungan baik dengan paara pemegang saham itu. Komunikasi dengan para pemegang saham dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya : menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru, memberi laporan, mengirimkan majalah perusahaan/organisasi, mengadakan pertemuan.
3.Hubungan dengan para manajer
Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting. Kegiatan yang dapat dilakukan :
a.Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan
b.Uang resiko jabatan
c.Kegiatan coffee morning diantara para manajer
d.Koordinasi kerja antar bagian
e.Jika memungkinkan menyediakan alat transportasi bagi kepentingan dinas
f.Rumah dinas, dsb
4.Hubungan dengan para buruh
Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalahmasalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Hal-hal yang bisa dilakukan PR untuk mewujudkan keharmonisan tsb: Menyelesaikan kasus atau permusuhan antara buruh atau buruh dan pimpinan, tuntutan kenaikan upah sehingga mogok kerja, kasus PHK
Hubungan Investor (IR) adalah tanggung jawab manajemen strategis yang mengintegrasikan keuangan, komunikasi, pemasaran, dan kepatuhan hukum sekuritas yang paling efektif memungkinkan komunikasi dua arah antara perusahaan, masyarakat keuangan, dan konstituen lain, yang akhirnya memberikan kontribusi untuk perusahaan sekuritas mencapai penilaian adil. Hubungan investor biasanya bertujuan menangani pertanyaan-pertanyaan dari pemegang saham dan investor, serta yang lain yang mungkin tertarik dalam saham perusahaan atau stabilitas keuangan.
Investor relations adalah spesialisasi yang paling penting di antara semua sub-fungsi PR, setidaknya didasarkan pada hubungan investor gaji praktisi peroleh.
Materi 3 : MEMAHAMI KARAKTER PUBLIK INTERNAL
KEGIATAN HUMAS INTERNAL UNTUK PUBLIK INTERNAL
Diadakan dalam rangka menciptakan opini publik internal melalui komunikasi internal. Kegiatan internal bertujuan untuk meningkatkan motivasi karyawan, dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Kegiatan internal dilakukan untuk memberikan informasi pada karyawan secara keseluruhan dan bersama-sama. Contoh kegiatan internal:
family gathering, rapat
Publik internal lembaga pendidikan:
1.Publik pimpinan
2.Publik fakultas
3.Publik staff
4.Publik yayasan
5.Publik dewan komisaris
6.Publik dosen
7.Publik mahasiswa
Bentuk Hubungan Internal dalam Lembaga Pemerintahan:
1.Hubungan dengan publik pimpinan
2.Hubungan dengan publik fakultas
3.Hubungan dengan publik pegawai
4.Hubungan dengan publik yayasan
5.Hubungan dengan publik dewan komisaris
6.Hubungan dengan publik dosen
7.Hubungan dengan publik mahasiswa/pelajar
Materi 4 : KOMUNIKASI MULTIKULTURAL DALAM INTERNAL ORGANISASI
Memahami Multikultural
Multikulturalisme, pluralitas, keragaman, Pluralitas? Mengandalkan adanya ”hal-hal yang lebih dari satu”
Keragaman? Menunjukkan bahwa keberadaan yang ”lebih” dari satu itu berbeda-beda, heterogen, dan bahkan tidak dapat disamakan.
Multikulturalisme? Kesediaan menerima kelompok lain secara sama sebagai kesatuan, tanpa mempedulikan perbedaan budaya, etnik, gender, bahasa, ataupun agama.
Garin nugroho meyakini multikultur adalah kemampuan mengembangkan kesukuan sekaligus belajar dan memberi ruang kepada suku-suku yang lain. Dengan begitu, baru ada dialog. Tidak berlebihan bila dikatakan bahwa multikultur merupakan sarana menciptakan bangsa sebagai suatu keluarga.
Multikulturalisme merupakan sebuah kepercayaan yang menyatakan bahwa kelompok-kelompok etnik/budaya dapat hidup berdampingan secara damai yang ditandai oleh kesediaan untuk menghormati budaya lain.
Tujuan multikulturalisme tidak untuk mempromosikan kaum minoritas, tetapi menciptakan masyarakat yang beragam yang diakui secara legal.
Multikulturalisme bukan hanya sebuah wacana tetapi sebuah ideologi yang harus diperjuangkan, karena dibutuhkan sebagai landasan bagi tegaknya demokrasi, ham, dan kesejahteraan hidup masyarakatnya.
Makna komunikasi multikultural
Komunikasi multikultural muncul dari pemahaman tentang multikulturalisme.
Dalam istilah multikulturalisme terkandung dua pengertian yang sangat kompleks yaitu ”multi” yang berarti plural dan ”kulturalisme” yang artinya kultur atau budaya.
Plural selain mengandung arti yang berjenis-jenis, juga mempunyai implikasi politis, sosial, dan ekonomi.
Oleh sebab itu, multikulturalisme erat kaitannya dengan pluralisme dalam prinsip demokrasi
Pluralisme berkenaan dengan hak hidup kelompok-kelompok masyarakat yang ada dalam suatu komunitas yang mempunyai budaya yang khas.
multikulturalisme menjadi semacam respons kebijakan baru terhadap keragaman adanya komunitas-komunitas yang berbeda saja tidak cukup; sebab yang terpenting adalah bahwa komunitas-komunitas itu diperlakukan sama.
Watak masyarakat multikultural adalah toleran.
Setiap entitas sosial dan budaya masih tetap membawa serta jati dirinya, tidak terlebur kemudian hilang, tetapi juga tidak diperlihatkan sebagai kebanggaan melebihi penghargaan terhadap entitas lain.
Masyarakat bersatu dalam ranah sosial tetapi antar-entitas tetap ada jarak. Jarak itu harus dijaga dengan komunikasi, dialog, dan toleransi yang kreatif.
Jadi multikulturalisme adalah?
Sebuah perspektif alternatif untuk mengatasi pertentangan dan konflik sosial bernuansa etnis, agama, ras.
Ronda j. Stanton komunikasi multikultural adalah kemampuan komunikasi dengan disertai pemahaman tentang budaya.
Larry a. Sammovar dan richard e. Porter, mengemukakan enam unsur budaya yang secara langsung mempengaruhi persepsi kita ketika berkomunikasi dengan orang dari budaya lain:
1.Keperacayaan (beliefs), nilai (values), dan sikap (attitudes)
2.Pandangan dunia (worldviews)
3.Organisasi sosial (social organization)
4.Tabiat manusia (human nature)
5.Orientasi kegiatan (activity orientation)
6.Persepsi tentang diri dan orang lain (perception of self and other)
Aplikasi komunikasi multikultural dalam internal komunikasi organisasi
Kebanyakan peneliti, karyawan, dan pemilik bisnis sependapat bahwa elemen penting dalam intercultural communication adalah bahasa.
Komunikasi multikultur yang ada dalam komunikasi internal diharapkan dapat menumbuhkan jiwa nasionalisme dan kesadaran bahwa bangsa indonesia adalah masyarakat yang unsur-unsurnya memiliki ciri yang beragam (multikultur).
Teori interaksi simbolik
(tokoh utama:george herbert blumer)
Satu perspektif untuk melihat realitas sosial manusia.
Perspektif interaksi simbolik berupaya memahami perilaku manusia dari sudut pandang subyek.
Proses komunikasi multikultural tidak cukup hanya diteliti dari apa yang dilihat, tetapi dipahami juga bagaimana aktivitas komunikasi berlangsung berupa pemindahan atau pertukaran simbol yang diberi makna serta menimbulkan interaksi antar budaya yang unik.
Perspektif ini menyarankan bahwa perilaku manusia harus dilihat sebagai proses yang memungkinkan manusia membentuk dan mengatur perilaku dengan mempertimbangkan ekspektasi orang lain yang menjadi mitra interaksinya.
George ritzer mengemukakan tujuh prinsip metodologis berdasarkan teori interaksi simbolik, yaitu:
1.Simbol dan interaksi harus dipadukan
2.Harus diambil perspektif atau peran orang lain yang bertindak (the acting other) dan memandang dunia dari sudut pandang subjek, namun dalam berbuat demikian peneliti harus membedakan antara konsepsi realitas kehidupan sehari-hari dengan konsepsi ilmiah mengenai realitas tersebut.
3.Peneliti harus mengaitkan simbol dan definisi subjek dengan hubungan sosial dan kelompok-kelompok yang memberikan konsepsi demikian.
4.Setting perilaku dalam interaksi tersebut dan pengamatan ilmiah harus dicatat.
5.Metode penelitian harus mampu mencerminkan proses atau perubahan, juga bentuk perilaku yang statis.
6.Pelaksanaan penelitian paling baik dipandang sebagi suatu tindakan interaksi simbolik.
7.Penggunaan konsep yang layak adalah mengarahkan dan kemudian operasional, teori yang layak menjadi teori formal, bukan grand teori atau teori menengah, dan proposisi yang dibangun menjadi interaksional dan universal.
Dengan teori interaksi simbolik peneliti dapat memahami bagaimana sifat khusus yang ada pada berbagai etnis sehingga mereka memasuki proses komunikasi multikultural.
Materi 4 : BUDAYA PERUSAHAAN DALAM KOMUNIKASI INTERNAL
Dalam kehidupan sehari-hari, masyarakat tidak dapat lepas dari budaya. Budaya diciptakan oleh masyarakat itu sendiri, baik dalam keluarga, organisasi sampai bisnis. Budaya membedakan masyarakat satu dengan yang lain, dari cara berinteraksi dan bertindak dalam menyelesaikan suatu hal atau pekerjaan. Budaya mengikat anggota kelompok masyarakat menjadi satu kesatuan pandangan yang menciptakan keseragaman berperilaku atau bertindak. Seiring dengan bergulirnya waktu, budaya dalam organisasi atau perusahaan pun terbentuk. Adanya budaya dalam suatu organisasi membuat individu-individu yang ada di dalamnya memiliki kesamaan perilaku atau tindakan dalam organisasi tersebut, sehingga hal ini dapat membunculkan efektivitas bagi organisasi secara keseluruhan.
TEORI BUDAYA ORGANISASI
Wirawan (2007:10) mendefinisikan budaya organisasi sebagai norma, nilai-nilai, asumsi, kepercayaan, filsafat, kebiasaan organisasi, dan sebagainya yang dikembangkan dalam waktu yang lama oleh pendiri, pemimpin dan anggota organisasi yang disosialisasikan dan diajarkan kepada anggota baru serta diimplementasikan dalam aktivitas organisasi sehingga mempengaruhi pola pikir, sikap, dan perilaku anggota organisasi dalam memproduksi produk, melayani konsumen dan mencapai tujuan organisasi.
FUNGSI BUDAYA ORGANISASI
1.Identitas organisasi
Budaya organisasi disini dapat menunjukkan identitas siapa kita dan berasal dari mana kita, sehingga apa hal ini dapat memberikan perbedaan antara organisasi satu dengan organisasi lain.
2.Menyatukan organisasi
Budaya yang tumbuh di dalam organisasi, mulai dari nilai dan norma dapat menyatukan pola pikir antar individu dalam suatu organisasi.
3.Reduksi konflik
Dengan adanya budaya organisasi dapat memperkecil kemungkinan terjadinya konflik dan perbedaan diantara anggota organisasi. Jika terjadi perbedaan atau konflik, budaya dalam mempunyai cara tersendiri untuk menyelesaikan konflik.
4.Komitmen kepada organisasi kelompok
Budaya organisasi dapat membuat individu-individu dalam organisasi mempunyai komitmen kerja yang baik, demi kemajuan organisasinya.
5.Reduksi ketidakpastian
Budaya organisasi dapat memberikan patokan atau pedoman bagi anggota organisasi dalam bekerja.
6.Menciptakan konsistensi
Budaya organisasi memberikan peraturan, panduan, prosedur, serta pola memproduksi dan melayani konsumen. Semua hal tersebut menimbulkan konsistensi pola pikir, cara bertindak, dan berperilaku anggota organisasi dalam melaksanakan tugas dan perannya.
7.Motivasi
Budaya organisasi menumbuhkan rasa tanggung jawab bagi anggotanya untuk menyelesaikan peran nya demi kemajuan dan kebaikan organisasi.
8.Kinerja organisasi
Budaya organisasi yang kondusif dapat menciptakan kepuasan kerja, etos kerja, dan motivasi kerja karyawan dalam organisasi.
9.Keselamatan kerja
Untuk meningkatkan kinerja keselamatan dan kesehatan kerja, perlu dikembangkan budaya keselamatan kerja dan kesehatan kerja.
10.Sumber keunggulan kompetitif
Budaya organisasi yang kuat mendorong motivasi kerja, konsistensi, efektivitas, dan efisiensi serta menurunkan ketidakpastian yang memungkinkan kesuksesan organisasi dalam pasar.
KARAKTERISTIK BUDAYA ORGANISASI
1.Individual initiative
tingkat tanggung jawab, kebebasan berfikir inovatif, dan kemerdekaan yang dimiliki individu.
2.Risk tolerance
dimana anggota organisasi didorong untuk berani mengambil resiko, menjadi agresif dan inovatif.
3.Direction
kemampuan organisasi menciptakan tujuan yang jelas dan menetapkan harapan kerja.
4.Integration
tingkatan dimana unit-unit dalam organisasi didorong untuk beroperasi dengan cara yang terkoordinasi.
5.Management support
Yaitu tingkatan dimana manajer mengusahakan komunikasi yang jelas, bantuan, dan dukungan pada bawahannya.
6.Control
Aturan dan pengawasan langsung yang dipergunakan untuk melihat dan mengawasi kinerja anggota dalam organisasi.
7.Identity
Tingkatan dimana anggota mengidentifikasi bersama organisasi secara keseluruhan daripada dengan kelompok kerja atau bidang keahlian profesional tertentu.
8.Reward system
Dimana reward seperti kenaikan gaji atau promosi jabatan, didasarkan pada kriteria kinerja karyawan, bukan pada senioritas atau favoritisme.
9.Conflict tolerance
Dimana indiovidu dalam organisasi didorong untuk terbuka dalam menyampaikan konflik atau kritik untuk organisasi.
10.Communication patterns
Sejauh mana komunikasi dibatasi oleh hierarki kewenangan yang formal. Kadang-kadang hierarki kewenangan dapat menghambat terjadinya pola komunikasi antara atasan dan bawahan atau antarkaryawan itu sendiri.
MANFAAT BUDAYA ORGANISASI
1.membantu mengarahkan anggota organisasi pada pencapaian visi, misi, dan tujuan organisasi.
2.meningkatkan kekompakan tim antar departemen, divisi atau unit dalam organisasi sehingga mampu menjadi perekat antara individu satu dengan individu lain dalam organisasi.
3.membentuk perilaku karyawan dengan mendorong percampuran nilai-nilai dan perilaku yang diinginkan sehingga memungkinkan organisasi bekerja dengan lebih efisien dan efektif, meningkatkan konsistensi, menyelesaikan konflik dan memfasilitasi koordinasi dan kontrol.
4.meningkatkan motivasi karyawan dengan memberi mereka perasaan memiliki, loyalitas, kepercayaan dan nilai-nilai, dan mendorong mereka berpikir positif tentang mereka dan organisasi.
5.memperbaiki perilaku dan motivasi sumber daya manusia sehingga meningkatkan kinerjanya dan pada gilirannya akan meningkatkan kinerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
TUJUAN IMPLEMENTASI BUDAYA ORGANISASI DAN FUNGSI
1.membentuk suatu sikap dasar, kebiasaan dan nilai-nilai yang dapat memupuk kerja sama, integritas, dan komunikasi dalam organisasi,
2.memperkenalkan budaya organisasi pada anggota,
3.meningkatkan komitmen dan daya inovasi anggota.
ISI BUDAYA ORGANISASI
1.Artefak
Dimensi budaya organisasi yang bisa ditangkap oleh pancaindra. Yang termasuk dalam artefak organisasi adalah: objek material, rancangan fisik, teknologi, bahasa, metafora, simbol-simbol, peraturan, system, prosedur.
2.Norma
Setiap organisasi memiliki norma yang berbeda. Norma organisasi sangat penting bagi setiap organisasi, karena norma inilah yang mengatur perilaku anggota organisasi.
3.Nilai-nilai
Nilai-nilai merupakan pedoman yang digunakan oleh organisasi untuk bersikap.
4.Kode etik
Fungsi dari kode etik adalah pedoman perilaku bagi anggota organisasi.
5.Kepercayaan
Kepercayaan berhubungan dengan apa yang menurut organisasi dianggap benar dan dianggap tidak benar. Kepercayaan bersifat formal (tertulis) dan tidak formal (tidak tertulis). Pernyataan kepercayaan organisasi memberikan dasar nilai proses perencanaan dan evaluasi pelaksanaan rencana organisasi.
6.Asumsi
Asumsi mempengaruhi persepsi, perasaan, dan emosi anggota organisasi mengenai sesuatu.
7.Filsafat organisasi
Pendapat organisasi mengenai hakikat atau esensi sesuatu. Misalnya, setiap perusahaan memiliki pandangan yang berbeda mengenai esensi sumber daya manusia, keuntungan, lingkungan, nasabah, dan sebagainya.
8.Etos kerja
Bekerja dianggap baik karena dapat meningkatkan derajat kehidupan serta status sosial seseorang. Berupaya bekerja keras akan memastikan kesuksesan.
9.Bahasa dan metafora
Setiap budaya organisasi menggunakan bahasa yang unik dan berbeda dengan bahasa budaya organisasi lainnya. Semua isi budaya organisasi-artefak, norma, nilai-nilai, dan kode-kode, sebagian besar abstrak dipetakan dalam otak dan pikiran setiap anggota organisasi dalam bentuk konsep. Sedangkan metafora adalah kata atau frasa yang dipergunakan untuk melukiskan suatu objek. Misalnya, anggota organisasi baru di sejumlah budaya organisasi disebut sebagai anak bawang atau anak kemarin sore.
10.Cerita dan mite
Cerita atau mite adalah suatu narasi yang menceritakan rentetan kejadian yang diambil dari sejarah perkembangan organisasi.
11.Seremoni, ritual, dan upacara
Seremoni merupakan perayaan budaya organisasi. Ritual dan upacara adalah aktivitas yang direncanakan, terperinci, yang mengonsolidasi berbagai bentuk ekspresi budaya ke dalam peristiwa terorganisasi yang dilaksanakan melalui interaksi sosial.
12.Simbol
Simbol ini bisa berupa cerita, mite, dan ritual. Semua aspek, kejadian, dan proses yang terjadi dalam suatu organisasi bisa diinterpretasikan sebagai simbol.
13.Sejarah
Sejarah organisasi ada yang bersifat formal dan ada yang bersifat informal. Sejarah yang bersifat formal adalah sejarah yang ditulis resmi oleh perusahaan organisasi. Sejarah informal adalah sejarah yang diceritakan secara lisan oleh anggota organisasi.
14.Pahlawan
Pahlawan organisasi adalah pendiri, pemimpin, dan mereka yang berjasa terhadap organisasi.
HUBUNGAN ANTARA PR DENGAN BUDAYA PERUSAHAAN
Public Relations sangat erat kaitannya dengan Budaya perusahaan, karena Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya.
Usaha yang dilakukan Public Relations melalui Budaya perusahaan dalam membina kinerja pegawai, diarahkan pada suatu pencapaian tujuan organisasi yang dilakukan dengan jalan memenuhi kebutuhan –kebutuhan di dalam perusahaan.
Pelaksanaan Budaya perusahaan yang dilakukan Public relations memang sangat berperan penting untuk menciptakan kerja sama, saling pengertian, menjalin hubungan yang harmonis antara atasan dengan bawahan, sehingga jika Budaya perusahaan dapat berjalan dengan baik dan diharapkan dapat membina kinerja pegawai. Tidak adanya kinerja pegawai yang baik menyebabkan suatu perusahaan tidak dapat berjalan dengan lancar maka akan menyebabkan kelumpuhan sebuah perusahaan.
TIPE BUDAYA PERUSAHAAN
1.Budaya Macho.
Kelebihannya: Siap menghadapi bisnis yang penuh resiko, tantangan yang kuat, serta umpan balik serba cepat, keras, dinamis, dan kompetisi yang tajam.
Kelemahan-kelemahannya:
a.Daya tahan lama hampir tidak ada, karena perusahaaan ini berorientasi jangka pendek (product oriented and profit making).
b.Secara internal lebih mengarah pada persaingan individual, daripada semangat kebersamaan, usaha untuk belajar dari suatu kesalahan akan terabaikan.
2. Budaya Keras (Biasanya hiperaktif dan agresif)
Kelebihan-kelebihannya:
a.Para karyawan diberi pelatihan yang maksimal dengan maksud meminimalisir resiko yang mungkin muncul, plus diharapkan dengan umpan balik yang serba cepat meraih penjualan omzet dan keuntungan yang besar, intensif, dan proaktif dalam menjajakan produk-produknya secara agresif kepada calon konsumennya (door to door selling), baik secara langsung maupun tidak langsung.
b.Mengutamakan prestasi individual, dan berorientasi kerja, agresif, enerjik, mobile, serta mampu melakukan berbagai macam teknik, kontes promosi, eksebisi dan presentasi bisnis dalam upaya meraih penjualan produk sebanyak-banyaknya atau demi memperoleh keuntungan lebih besar.
c.Setiap tim penjual dan marketer diutamakan memiliki kemampuan dibidang marketing, persuasive dan “daya jual” (selling point) personal yang tinggi.
Kelemahan-kelemahannya:
a.Mengabaikan pelayanan
b.Terlena dengan sukses jangka pendek
c.Perspektif hanya bersifat jangka pendek, hampir sama dengan budaya perusahaan yang menganut tipe macho.
d.Karyawan sering ganti-ganti dengan alasan tidak memenuhi omzet
CONTOH BUDAYA KINERJA PERUSAHAAN
Budaya kinerja di dalam bank BCA dapat dilakukan melalui :
1.Nuansa kekeluargaan dan keterbukaan dalam pergaulan
Dipandang secara umum, pergaulan antarkaryawan di BCA bagian kliring tergolong cukup erat antara satu karyawan dengan karyawan yang lain. Hal ini terlihat dari kedekatan yang terjalin di dalam pola pergaulan maupun pola berkomunikasi yang cenderung humoris yang dilakukan oleh para karyawan. Kesan kekeluargaan tersebut juga sering kali tampak di samping kesan yang muncul pada cara mereka bergaul juga tampak pada kata panggilan yang cukup akrab, yaitu Bos atau Fren yang hampir selalu terdengar dalam percakapan mereka.
2.Rasa kebersamaan yang tinggi antar karyawan
Sistem pekerjaan di BCA khususnya bagian kliring berlaku satu sistem yang dikerjakan secara bersama-sama. dengan kata lain, beberapa proses pekerjaan yang ada di bagian kliring adalah seragam, yaitu dikerjakan oleh satu bagian secara bersama-sama. Dilihat dari segi proses, tentu hal ini sangat mungkinkan bagi munculnya rasa kebersamaan pada diri masing-masing karyawan.
Nilai Budaya Di Dalam Sistem Bank, merupakan lembaga yang bergerak dalam dunia jasa. dan dalam dunia jasa, aspek yang menjadi ukuran utama adalah pelayanan. dan untuk mendukung keefektifan pelayanan yang ada di dalam proses pekerjaan para karyawan tersebut, maka dibuatlah sebuah slogan, baik dalam tata pelaksanaan prosedur kerja maupun dalam menstimulasi sikap-sikap para karyawan, yang memungkinkan terjadinya internalisasi dan pembentukan identitas (jati diri) di dalam kepribadian masing-masing karyawan. Slogan tersebut dalam istilah SMART, yaitu:
1.Sigap, sebagai simbol efisiensi kinerja karyawan bank
2.Menarik, sebagai simbol loyalitas para costumer yang merupakan hasil dari kualifikasi pelayanan bank
3.Antusias, sebagai simbol kesungguhan kinerja para karyawan terhadap pekerjaannya
4.Ramah, sebagai simbol hubungan dan komunikasi yang baik antara pihak bank dengan costumer
5.Teliti, sebagai simbol kualifikasi kinerja bank tersebut
Sedangkan secara khusus, dalam hal pelayanan, BCA juga mempunyai slogan tersendiri yang terdiri atas beberapa poin, yaitu: ”Utamakan pelayanan dengan komitmen:
a.Proses cepatAll out
b.Respensif
c.Tepat waktu
Ritual Sebagai Pembentuk Budaya Organisasi terdapat satu ritual yang secara konsisten dilaksanakan di BCA sebagai salah upaya pembentukan mental/budaya organisasi yang baik, yaitu setiap hari Jum’at selalu dilaksanakan penyampaian nasehat-nasehat yang berisi kata-kata bijak yang disampaikan oleh Kepala Operasional.
Materi 6 : KIAT BERKOMUNIKASI DALAM INTERNAL ORGANISASI (HRD)
HUMAN RELATIONS DEVELOPMENT
Lingkup Hubungan antarmanusia:
1.Hak asasi manusia
Hak-hak semua orang lain yang terlibat dalam urusan organisasi harus dihormati dan dilindungi dengan baik. Perusahaan juga harus melindungi hak-hak pelanggan tradisional, manajer, dan bahkan pesaing.
2.Pasar global
Perilaku paling penting bagi pelamar kerja baru adalah keterampilan berkomunikasi dan hubungan antarmanusia.
3.Penekanan pada kelompok kerja
Membantu kelompok bekerja sama dengan baik (baik sebagai anggota tim atau pemimpin) memerlukan banyak keterampilan hubungan manusia. Manajer dan karyawan perlu memahami dinamika interaksi kelompok untuk menjadi efektif.
4.Peningkatan keragaman di tempat kerja
Sebuah pemahaman yang mendalam dari perbedaan.
HUMAN RELATIONS DAN ANDA
Keterampilan dalam manjalin hubungan antar manusia dapat membantu Anda untuk mendapatkan pekerjaan, menikmati pekerjaan, lebih produktif, dan tinggal di sana lebih lama dengan peluang lebih baik demi kemajuan.
Seorang manajer dengan kemampuan hubungan manusia akan mempertahankan karyawan yang lebih lama, lebih produktif, dan memberikan karyawan dengan lingkungan menyenangkan.
Alasan paling umum untuk kegagalan dalam pekerjaan manajer adalah rusaknya keterampilan dalam menjalin hubungan antarmanusia.
HUMAN RELATIONS SEBAGAI ILMU PENGETAHUAN
Human ralations disini dapat dijadikan acuan pengetahuan agar individi dapat menjalin hubungan dengan individu atau kelompok lain dengan cara yang efektif dan efisisen. Human relations menjelaskan kepada kita untuk dapat membangun hubungan yang dapat memberikan hasil yang sesuai deengan keinginan kedua belah pihak.
HUMAN RELATIONS SEBAGAI MANAJEMEN
Pendekatan “Taylor“ (cara terbaik untuk melakukan manejemen dalam organisasi):
1.Manajer harus hati-hati memilih dan melatih pekerja untuk tugas-tugas tertentu.
2.Manajer harus berusaha untuk memotivasi pekerja untuk meningkatkan produktivitas.
HUMAN RELATIONS DAN MANAJEMEN
Disini menjelaskan dengan adanya human relations dapat mengubah cara manajemen memandang pekerja, daripada melihat pekerjaan kebanyakan sebagai orang yang membutuhkan upah, manajer sekarang mulai mengerti bahwa kebutuhan kompleks pekerja mencakup kombinasi unik dari nilai-nilai, sikap, dan keinginan.
Materi 7 : Internal Branding Corporate/Organisasi
kegiatan komunikasi perusahaan yang berorientasi internal. Baru-baru ini muncul kampanye rebranding dalam internal perusahaan Perusahaan mengkomunikasikan kepada karyawannya segala aspek dalam membangun merek, sehingga pada karyawannya terbentuk perilaku yang sesuai dengan misi merek itu sendiri.
Tiga cara agar internal branding sukses:
1.sinkronisasi antara brand personality, tata nilai, dan budaya perusahaan à Jangan sampai antara janji yang diberikan ke khalayak luas dan kondisi internal perusahaan tidak klop
2.menjadikan karyawan sebagai tulang punggung dalam menghidupkan brand à Mulai dari tahap perekrutan karyawan baru, yang dilanjutkan dengan membangkitkan antusiasme dan gairah karyawan sehingga merek menjadi komitmen mereka
3.Internalisasi dengan mengoptimalkan komunikasi internal secara konsisten untuk menjelaskan tata nilai dan perilaku yang sesuai dengan brand promise. Kesuksesan internalisasi ini ditandai dengan merasuknya tata nilai dan perilaku ini dalam keseharian karyawan. pengakuan dan penghargaan akan meneguhkan komitmen karyawan sebagai brand ambassador.
Bentuk-bentuk Media Internal yang digunakan:
1.Manual Handbook
Tujuan pembuatannya:
a.Menggambarkan kebijakan dan struktur PR organisasi/perusahaan
b.Memaparkan hal-hal apa saja yang perlu dilakukan oleh manajer dan kapan mereka harus memeriksanya
c.Menyediakan ide dan nasihat bagi para manajer dalam program-program PR mereka sendiri
d.Memberi rincian kontak bagi tim PR dalam mengakses bantuan
e.Sebagai mekanisme kontrol yang menyatakan dengan jelas wilayah-wilayah kerja dimana aktivitas PR perlu dijelaskan ke pusat
f.Sebagai standar-standar kualitas bagaimana cara pelaksanaan pekerjaan PR diimplementasikan di seluruh organisisasi atau perusahaan
2.News Clipping (Guntingan Berita) à berupa informasi yang di publikasikan beberapa media massa dan Internet mengenai semua informasi perusahaan
Leaflet à Leaflet merupakan salah satu media komunikasi yang digunakan perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan internal relations-nya. Sering dicetak dalam selembar kertas. Leaflet atau surat selebaran adalah format yang murah dan dapat dipersiapkan dalam waktu cepat.
3.Surat (Memo Internal)
Surat tradisional masih tetap menjadi tulang punggung media komunikasi internal perusahaan. Surat dianggap lebih formal, langsung, personal dan akan mendapat perhatian yang lebih dari si penerima.
4.Telepon Internal Bebas Pulsa (Extention Telephone Number) à salah satu media komunikasi yang dipakai karyawan tanpa menyebutkan identitasnya untuk memberikan informasi atau laporan internal perusahaan. (Cutlip, 2007: 278). Mis: manajer umum dan perlengakapan – ext. 530
5.Rapat dan Telekonferensi à Hal-hal yang harus dipersiapkan oleh seorang public relations sebelum rapat dimulai adalah menurut Cutlip (2002:185):
a.Agenda rapat.
b.Pemimpin rapat.
c.Jumlah peserta rapat.
d.Moderator
e.Notulen
f.Ruangan rapat.
g.Alat perlengkapan rapat.
h.Konsumsi.
6.Newsletter à bentuk paling umum dari publikasi periodik. Kebanyakan perusahaan mengandalkan newsletter untuk mengkomunikasikan berita secara tepat waktu dan sesuai sasaran. Diharapkan dengan adanya pengkomunikasian informasi, kebijakan maupun kegiatan melalui newsletter yang dibagikan kepada seluruh divisi ini dapat dipahami dan dimengerti oleh seluruh karyawan sehingga karyawan mengetahui semua informasi maupun kebijakan-kebijakan terbaru.
7.Papan Pengumuman à Untuk memastikan kredibilitas dan keterbacaannya, majalah dinding harus direncanakan secara hati-hati dan tetap terjaga agar tetap memuat informasi terbaru. (Baskin, 2010: 246).
8.Poster à Paling cocok digunakan untuk memberi penekanan pada sebuah ide serta menyediakan pesan yang dapat dipahami secara cepat. Poster diletakkan di tempat yang banyak dilewati keramaian sehingga mudah dilihat oleh para karyawan. (Baskin, 2010: 246).
9.Kotak Saran à Setiap pegawai yang memiliki ide-ide cemerlang, keluhan, atau bahkan kecaman pedas terhadap atasan atau perusahaan dipersilahkan menyampaikannya melalui kotak-kotak saran tersebut. Kotak saran tersebut secara berkala akan diambil dan semua ide, keluhan dan kritik akan dikaji untuk ditindak lanjuti dengan dikeluarkannya kebijakan dari pihak manajemen.
10.Rak informasi à harus memberikan informasi yang tidak dapat ditangani dalam pesan pendek. Rak informsi sangat baik ditempatkan di lokasi tempat para karyawan dapat memperhatikan bahan-bahan yang ditaruh di sana dengan suasana agak santai, seperti di lobby depan kantor. (Baskin, 2010: 247).
Aliran Komunikasi dalam Internal Branding Corporate
Iklim Komunikasi Organisasi
Pace & Faules, 2005:
1.Kepercayaan
2.Pembuatan keputusan bersama
3.Kejujuran
4.Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah
5.Mendengarkan dalam komunikasi ke atas
6.Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi
Manajemen Mutu sebagai Internal Branding
Pada pendekatan manajemen mutu (Total Quality Management) terdapat sepuluh unsur utama dalam hal bagaimana menjalankan pendekatan ini, yang masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut (Goetschdan Davis dalam Nasution, 2005:22-25, dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Mutu Terpadu”):
1.Fokus pada Pelanggan
2.Obsesi terhadap Kualitas
3.Pendekatan Ilmiah
4.Komitmen Jangka Panjang
5.Kerjasama Tim (Teamwork)
6.Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan
7.Pendidikan dan Pelatihan
8.Kebebasan yang Terkendali
9.KesatuanTujuan
10.Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan
Internal branding merupakan kegiatan komunikasi korporat berorientasi internal yang belakangan mengemuka dalam kampanye rebranding. Perusahaan mengkomunikasikan kepada karyawannya segala aspek dalam membangun merek, sehingga pada karyawannya terbentuk perilaku yang sesuai dengan misi merek itu sendiri. Logikanya, meskipun rebranding ditujukan untuk pihak eksternal tetapi mempunyai implikasi yang nyata bagi kalangan internal. Misalnya menyampaikan brand promise yang baru berikut konsekuensinya. Untuk itulah diperlukan internal branding.
Untuk suksesnya implementasi internal branding, Pertama, sinkronisasi antara brand personality, tata nilai, dan budaya perusahaan. Jangan sampai antara janji yang diberikan ke khalayak luas dan kondisi internal perusahaan tidak klop, sehingga ibaratnya ingin merubah ikan menjadi kuda. Merek yang kredibel harus didasarkan atas kekuatan pasar (eksternal) maupun realitas (internal) berupa budaya dan tata nilai yang dianut perusahaan yang mendukungnya.
kedua adalah menjadikan karyawan sebagai tulang punggung dalam menghidupkan brand. Prinsip ini dipakai mulai dari tahap paling awal, perekrutan karyawan baru. Yang dilanjutkan dengan membangkitkan antusiasme dan gairah karyawan sehingga merek menjadi komitmen mereka. Cara membangkitkan yang paling efektif adalah melibatkan mereka dalam prosesnya. Termasuk komunikasi yang melibatkan edukasi karyawan berikut mekanisme umpan baliknya, sehingga karyawan memiliki kesadaran yang tinggi terhadap esensi dari merek. Pemahaman esensi ini mulai dari nilai-nilai yang terkandung dalam setiap atribut identitas merek sampai brand promise. Dengan demikian menimbulkan tanggung jawab dan rasa memiliki. Mindset ini demikian penting, bahkan kegagalan suatu merek di pasar biasanya terkait dengan gagalnya pembentukan mindset karyawan ke arah tersebut. Dalam prakteknya, mutlak diperlukan kolaborasi antara semua pihak yang terkait, baik itu manajemen puncak, SDM, pemasaran, maupun tim operasional. Harus diakui, tidak jarang kegagalan justru dimulai dari kurangnya dukungan dari manajemen puncak.
ketiga adalah internalisasi dengan mengoptimalkan komunikasi internal secara konsisten untuk menjelaskan tata nilai dan perilaku yang sesuai dengan brand promise. Kesuksesan internalisasi ini ditandai dengan merasuknya tata nilai dan perilaku ini dalam keseharian karyawan. Salah satu cara yang efektif adalah Show Them the Money! Intinya menunjukkan merek yang kuat potensial mendatangkan lebih banyak uang, yang sangat mudah dimengerti semua pihak, termasuk karyawan pada lapisan yang terbawah. Selain itu pengakuan dan penghargaan akan meneguhkan komitmen karyawan sebagai brand ambassador.
Soal No. 2
Internal Branding
Perusahaan selalu berusaha agar konsumen loyal dengan brand mereka tanpa memperdulikan dan tahu bahwa seringkali karyawan mereka sendiri tidak loyal dengan brand perusahaannya. Maka dari itu dibutuhkan internal branding yang kuat untuk mewujudkan karyawan yang loyal pada brand perusahaannya.
Seperti apakah internal branding yang kuat itu? Kami coba membahas internal branding yang dilakukan BCA. Internal branding dilakukan untuk memotivasi karyawan supaya meningkatkan kinerjanya. Jika kinerja karyawan meningkat itu berarti internal branding yg dilakukan sukses. Maka dari itu BCA melakukan pemantauan terhadap performa dari karyawannya melalui grafik profit performance yang didapat setiap bulannya.
BCA memanfaatkan teknologi yang ada dengan memberi kesempatan para karyawan menyampaikan keinginannya melalui internet ke dalam kota research yang disediakan. Tujuannya untuk mendengarkan sejauh mana karyawan peduli dengan perusahaan, sejauh mana mereka paham dengan produk dan jasa yang diberikan oleh BCA, apa yang mereka keluhkan, apa yang mereka harapkan dari perusahaan.
Pemahaman karyawan mengenai produk, jasa, visi-misi perlu diperhatikan karena mereka nantinya yang menjelaskan hal ini kepada public eksterna. Jika dilihat adanya kekurangan dalam pemahaman maka BCA akan melakukan pelatihan atau training camp juga sosisalsasi untuk memupuk kembali pengetahuan karyawan mengenai tiga hal tersebut.
Selain itu salah satu strategi BCA untuk meningkatkan pemahaman karywan mengenai visi-misi perusahaan adalah dengan selalu menekankan mengenai poin tersebut disetiap rapat bersama. BCA paham itu saja tidak cukup untuk membuat karyawan sadar akan pentingnya pemahaman mereka tentang perusahaan maka dari itu BCA juga melibatkan interaksi antara atasan dengan bawahan juga senior dengan karyawan baru. Artinya atasan atau senior akan mendampingi karyawan untuk memberikan penjelasan tentang program-program yang ada melalui obrolan atau diskusi ringan yang bersifat informal dan selalu ada saat karyawan menemukan kesulitan dalam pekerjaannya. Hal ini dilakukan agar slogan mereka “Senantiasa di Sisi anda” juga bisa benar dirasakan oleh karyawannya. Sehingga karyawan akan percaya diri dan merasa nyaman karena mereka tahu mereka memiliki orang-orang yang mendukun mereka dalam pekerjaan mereka.
Selain itu melalui pesan yang disampaikan karyawan BCA bisa merespon dengan tepat apa yang menjadi kebutuhan dan keresahan karyawannya, supaya nantinya karyawan merasa dihargai dan merasa berada di lingkungan yang sangat mendukung pekerjaannya. Kepuasaan karyawan adalah kunci dari munculnya kepuasaan konsumen. BCA berpendapat bahwa karyawan yang puas terhadap sikap perusahaan akan berusaha untuk membuat konsumen juga merasakan kepuasaan yang telah didapatnya. Selain itu karyawan yang puas akan selalu setia kepada perusahaan meskipun perusahaan berada pada posisi yang sulit.
Selain meberikan kesempatan karyawan untuk menyampaikan pendapat, keluhan, dan harapan dan kemudian meresponnya, BCA juga menciptakan suasana kompetitif dalam internalnya. Contohnya dengan melaksanakan lomba fotografi bertemakan pelayanan BCA. Perusahaan memberikan kesempatan agar karya-karya terbaik keluarga BCA di ketahui publik internal lainnya dan pemilihan pemenangnya ditentukan melalu polling. Biasanya mereka hanya melihat brand BCA dipasarkan ke public namun kali ini karya merekalah yang diperkenalakan. Ini membuat mereka merasa dihargai dan yang terpenting mereka merasa memiliki BCA sebagai hal penting dalam hidup mereka. BCA juga memberika BCA Award kepada karyawan terbaik karena mereka ingin membangun tempat kerja yang mampu menginspirasi karyawannya untuk bekerja lebih baik lagi demi perusahaannya.
Inti dari semua hal diatas BCA berupaya agar tercipta sinkronisai antara brand, tata nilai, dan budaya perusahaan. Jangan sampai antara janji yang diberikan kepada publik dan kondisi di tubuh internal tidak sinkron. Karena brand yang kredibel adalah brand yang kekuatan pasarnya dan realitas internalnya saling mendukung.
Materi 1 : PENGANTAR KOMUNIKASI INTERNAL
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam lingkungan sebuah organisasi yang bertuuan untuk meningkatkan kualitas SDM yang di dalamnya akan selalu ada konflik dan atau hal yang dianggap tidak sesuai. Komunikasi ini bisa terjadi antara karyawan dengan karyawan, karyawan dengan atasan, dan atasan dengan atasan. Hubungan komunikasi internal adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya. Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungannya dengan karyawan di semua level. Istilah public internal dan karyawan mengacu pada baik itu manajer maupun orang-orang yang menjadi bawahannya. Organisasi akan kehilangan sebagian besar potensi sumber daya manusianya karena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang efektif yang merupakan landasan untuk hubungan manajemen-karyawan dan kinerja pekerjaan secara keseluruhan.
Dalam suatu organisasi terdapat pertukaran informasi yang merupakan penghubung antar anggota maupun dengan pimpinannya, yang berupa :
1.Penetapan tujuan
2.Membuat dan Melaksanakan Keputusan
3.Mengukur Prestasi Kerja
4.Merekrut dan Mengembangkan staf
5.Pelayanan Pelanggan
6.Negosiasi dengan Pemasok
7.Memproduksi Produk
8.Berinteraksi dengan Peraturan yang ada
Pola komunikasi yang terjalin dalam suatu organisasi terdapat 2 arus, yaitu formal dan informal. Ada empat bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yang mengikuti garis komunikasi, yaitu:
1.Komunikasi kepada bawahan.
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada jabatan yang berotoritas lebih rendah.
2.Komunikasi kepada atasan.
Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua tenaga kesehatan dalam sebuah organisasi, kecuali mungkin yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas yaitu, setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap karyawan, tipe pesan adalah integrasi dan pembaruan.
3.Komunikasi horizontal.
Merupakan arus pesan sesama antara ketua bidang ke ketua bidang dan anggota ke anggota. Pesan semacam ini bergerak di bagian bidang yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian.
Masalah yang timbul dalam komunikasi horizontal adalah:
a.Bahasa yang khusus dikembangkan oleh divisi tertentu di dalam organisasi
b.Merasa bidangnya adalah yang paling penting dalam organisasi
4.Komunikasi diagonal
adalah komunikasi dalam organisasi antara seseorang dengan lainnya yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan unitnya. Komunikasi diagonal tidak menunjukkan kekakuan sebagaimana dalam komunikasi vertikal, tetapi tidak juga menunjukkan keakraban sebagaimana dalam komunikasi horizontal.
Komunikasi formal memiliki potensi menimbulkan kesalah pahaman diantara karyawan dan pimpinan. Saluran komunikasi informal adalah proses komunikasi yang lebih luwes, fleksibel, tidak terikat aturandan waktu. Contoh: Bincang-bincang pada saat jam istirahat kantor atau di luar jam kerja
Materi 2 : PUBLIK INTERNAL dalam KOMUNIKASI ORGANISASI
Publik internal adalah khalayak/publik yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Contoh publik internal dalam organisasi atau perusahaan adalah para karyawan (employee) dan para pemegang saham (stockholder)
Kegiatan publik internal di dalam perusahaan (organisasi/lembaga) ini diperlukan untuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan di antara para pegawainya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan/atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta masing-masing meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan (organisasi/lembaga). Keserasian hubungan di antara para pegawai, baik vertical maupun horizontal diharapkan akan memperkuat team kerja dalam perusahaan itu, baik kuantitatif maupun kualitatif. Tidak saja terbatas pada para pegawainya yang langsung berada di dalam perusahaan, keluarganyapun mempunyai andil yang besar dalam memupuk hubungan baik ini. Misalnya kegiatan family gathering, ulang tahun organisasi, dan sebagainya. Bentuk hubungan publik internal dibagi menjadi 4, yaitu :
1.Hubungan dengan karyawan (employee relations)
Yang dimaksudkan dengan karyawan disini ialah semua pekerja. Dengan senantiasa berkomunikasi dengan mereka yakni mendatangi mereka dan bercakap-cakap dengan mereka akan dapat diketahui sikap, pendapat, kesulitan, harapan dan perasaannya. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya tentu terdapat perbedaan, disebabkan oleh lingkungan hidupnya, pengalamannya, pendidikan, dan sebagainya. Namun mereka sama-sama menghendaki; upah yang cukup, perlakuan yang adil, ketenangan bekerja, perasaan diakui, penghargaan atas hasil kerja, dan penyalur perasaan.
2.Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations).
Dalam hubungannya dengan modal, pemegang saham tidak dapat dikesampingkan dari pemikiran seorang manajer dalam usahanya membina dan memajukan perusahaanya. Adalah kewajibannya untuk selalu mengadakan hubungan baik dengan paara pemegang saham itu. Komunikasi dengan para pemegang saham dapat dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya : menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru, memberi laporan, mengirimkan majalah perusahaan/organisasi, mengadakan pertemuan.
3.Hubungan dengan para manajer
Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting. Kegiatan yang dapat dilakukan :
a.Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan
b.Uang resiko jabatan
c.Kegiatan coffee morning diantara para manajer
d.Koordinasi kerja antar bagian
e.Jika memungkinkan menyediakan alat transportasi bagi kepentingan dinas
f.Rumah dinas, dsb
4.Hubungan dengan para buruh
Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalahmasalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Hal-hal yang bisa dilakukan PR untuk mewujudkan keharmonisan tsb: Menyelesaikan kasus atau permusuhan antara buruh atau buruh dan pimpinan, tuntutan kenaikan upah sehingga mogok kerja, kasus PHK
Hubungan Investor (IR) adalah tanggung jawab manajemen strategis yang mengintegrasikan keuangan, komunikasi, pemasaran, dan kepatuhan hukum sekuritas yang paling efektif memungkinkan komunikasi dua arah antara perusahaan, masyarakat keuangan, dan konstituen lain, yang akhirnya memberikan kontribusi untuk perusahaan sekuritas mencapai penilaian adil. Hubungan investor biasanya bertujuan menangani pertanyaan-pertanyaan dari pemegang saham dan investor, serta yang lain yang mungkin tertarik dalam saham perusahaan atau stabilitas keuangan.
Investor relations adalah spesialisasi yang paling penting di antara semua sub-fungsi PR, setidaknya didasarkan pada hubungan investor gaji praktisi peroleh.
Materi 3 : MEMAHAMI KARAKTER PUBLIK INTERNAL
KEGIATAN HUMAS INTERNAL UNTUK PUBLIK INTERNAL
Diadakan dalam rangka menciptakan opini publik internal melalui komunikasi internal. Kegiatan internal bertujuan untuk meningkatkan motivasi karyawan, dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Kegiatan internal dilakukan untuk memberikan informasi pada karyawan secara keseluruhan dan bersama-sama. Contoh kegiatan internal:
family gathering, rapat
Publik internal lembaga pendidikan:
1.Publik pimpinan
2.Publik fakultas
3.Publik staff
4.Publik yayasan
5.Publik dewan komisaris
6.Publik dosen
7.Publik mahasiswa
Bentuk Hubungan Internal dalam Lembaga Pemerintahan:
1.Hubungan dengan publik pimpinan
2.Hubungan dengan publik fakultas
3.Hubungan dengan publik pegawai
4.Hubungan dengan publik yayasan
5.Hubungan dengan publik dewan komisaris
6.Hubungan dengan publik dosen
7.Hubungan dengan publik mahasiswa/pelajar
Materi 4 : KOMUNIKASI MULTIKULTURAL DALAM INTERNAL ORGANISASI
Memahami Multikultural
Multikulturalisme, pluralitas, keragaman, Pluralitas? Mengandalkan adanya ”hal-hal yang lebih dari satu”
Keragaman? Menunjukkan bahwa keberadaan yang ”lebih” dari satu itu berbeda-beda, heterogen, dan bahkan tidak dapat disamakan.
Multikulturalisme? Kesediaan menerima kelompok lain secara sama sebagai kesatuan, tanpa mempedulikan perbedaan budaya, etnik, gender, bahasa, ataupun agama.
Garin nugroho meyakini multikultur adalah kemampuan mengembangkan kesukuan sekaligus belajar dan memberi ruang kepada suku-suku yang lain. Dengan begitu, baru ada dialog. Tidak berlebihan bila dikatakan bahwa multikultur merupakan sarana menciptakan bangsa sebagai suatu keluarga.
Multikulturalisme merupakan sebuah kepercayaan yang menyatakan bahwa kelompok-kelompok etnik/budaya dapat hidup berdampingan secara damai yang ditandai oleh kesediaan untuk menghormati budaya lain.
Tujuan multikulturalisme tidak untuk mempromosikan kaum minoritas, tetapi menciptakan masyarakat yang beragam yang diakui secara legal.
Multikulturalisme bukan hanya sebuah wacana tetapi sebuah ideologi yang harus diperjuangkan, karena dibutuhkan sebagai landasan bagi tegaknya demokrasi, ham, dan kesejahteraan hidup masyarakatnya.
Makna komunikasi multikultural
Komunikasi multikultural muncul dari pemahaman tentang multikulturalisme.
Dalam istilah multikulturalisme terkandung dua pengertian yang sangat kompleks yaitu ”multi” yang berarti plural dan ”kulturalisme” yang artinya kultur atau budaya.
Plural selain mengandung arti yang berjenis-jenis, juga mempunyai implikasi politis, sosial, dan ekonomi.
Oleh sebab itu, multikulturalisme erat kaitannya dengan pluralisme dalam prinsip demokrasi
Pluralisme berkenaan dengan hak hidup kelompok-kelompok masyarakat yang ada dalam suatu komunitas yang mempunyai budaya yang khas.
multikulturalisme menjadi semacam respons kebijakan baru terhadap keragaman adanya komunitas-komunitas yang berbeda saja tidak cukup; sebab yang terpenting adalah bahwa komunitas-komunitas itu diperlakukan sama.
Watak masyarakat multikultural adalah toleran.
Setiap entitas sosial dan budaya masih tetap membawa serta jati dirinya, tidak terlebur kemudian hilang, tetapi juga tidak diperlihatkan sebagai kebanggaan melebihi penghargaan terhadap entitas lain.
Masyarakat bersatu dalam ranah sosial tetapi antar-entitas tetap ada jarak. Jarak itu harus dijaga dengan komunikasi, dialog, dan toleransi yang kreatif.
Jadi multikulturalisme adalah?
Sebuah perspektif alternatif untuk mengatasi pertentangan dan konflik sosial bernuansa etnis, agama, ras.
Ronda j. Stanton komunikasi multikultural adalah kemampuan komunikasi dengan disertai pemahaman tentang budaya.
Larry a. Sammovar dan richard e. Porter, mengemukakan enam unsur budaya yang secara langsung mempengaruhi persepsi kita ketika berkomunikasi dengan orang dari budaya lain:
1.Keperacayaan (beliefs), nilai (values), dan sikap (attitudes)
2.Pandangan dunia (worldviews)
3.Organisasi sosial (social organization)
4.Tabiat manusia (human nature)
5.Orientasi kegiatan (activity orientation)
6.Persepsi tentang diri dan orang lain (perception of self and other)
Aplikasi komunikasi multikultural dalam internal komunikasi organisasi
Kebanyakan peneliti, karyawan, dan pemilik bisnis sependapat bahwa elemen penting dalam intercultural communication adalah bahasa.
Komunikasi multikultur yang ada dalam komunikasi internal diharapkan dapat menumbuhkan jiwa nasionalisme dan kesadaran bahwa bangsa indonesia adalah masyarakat yang unsur-unsurnya memiliki ciri yang beragam (multikultur).
Teori interaksi simbolik
(tokoh utama:george herbert blumer)
Satu perspektif untuk melihat realitas sosial manusia.
Perspektif interaksi simbolik berupaya memahami perilaku manusia dari sudut pandang subyek.
Proses komunikasi multikultural tidak cukup hanya diteliti dari apa yang dilihat, tetapi dipahami juga bagaimana aktivitas komunikasi berlangsung berupa pemindahan atau pertukaran simbol yang diberi makna serta menimbulkan interaksi antar budaya yang unik.
Perspektif ini menyarankan bahwa perilaku manusia harus dilihat sebagai proses yang memungkinkan manusia membentuk dan mengatur perilaku dengan mempertimbangkan ekspektasi orang lain yang menjadi mitra interaksinya.
George ritzer mengemukakan tujuh prinsip metodologis berdasarkan teori interaksi simbolik, yaitu:
1.Simbol dan interaksi harus dipadukan
2.Harus diambil perspektif atau peran orang lain yang bertindak (the acting other) dan memandang dunia dari sudut pandang subjek, namun dalam berbuat demikian peneliti harus membedakan antara konsepsi realitas kehidupan sehari-hari dengan konsepsi ilmiah mengenai realitas tersebut.
3.Peneliti harus mengaitkan simbol dan definisi subjek dengan hubungan sosial dan kelompok-kelompok yang memberikan konsepsi demikian.
4.Setting perilaku dalam interaksi tersebut dan pengamatan ilmiah harus dicatat.
5.Metode penelitian harus mampu mencerminkan proses atau perubahan, juga bentuk perilaku yang statis.
6.Pelaksanaan penelitian paling baik dipandang sebagi suatu tindakan interaksi simbolik.
7.Penggunaan konsep yang layak adalah mengarahkan dan kemudian operasional, teori yang layak menjadi teori formal, bukan grand teori atau teori menengah, dan proposisi yang dibangun menjadi interaksional dan universal.
Dengan teori interaksi simbolik peneliti dapat memahami bagaimana sifat khusus yang ada pada berbagai etnis sehingga mereka memasuki proses komunikasi multikultural.
Materi 4 : BUDAYA PERUSAHAAN DALAM KOMUNIKASI INTERNAL
Dalam kehidupan sehari-hari, masyarakat tidak dapat lepas dari budaya. Budaya diciptakan oleh masyarakat itu sendiri, baik dalam keluarga, organisasi sampai bisnis. Budaya membedakan masyarakat satu dengan yang lain, dari cara berinteraksi dan bertindak dalam menyelesaikan suatu hal atau pekerjaan. Budaya mengikat anggota kelompok masyarakat menjadi satu kesatuan pandangan yang menciptakan keseragaman berperilaku atau bertindak. Seiring dengan bergulirnya waktu, budaya dalam organisasi atau perusahaan pun terbentuk. Adanya budaya dalam suatu organisasi membuat individu-individu yang ada di dalamnya memiliki kesamaan perilaku atau tindakan dalam organisasi tersebut, sehingga hal ini dapat membunculkan efektivitas bagi organisasi secara keseluruhan.
TEORI BUDAYA ORGANISASI
Wirawan (2007:10) mendefinisikan budaya organisasi sebagai norma, nilai-nilai, asumsi, kepercayaan, filsafat, kebiasaan organisasi, dan sebagainya yang dikembangkan dalam waktu yang lama oleh pendiri, pemimpin dan anggota organisasi yang disosialisasikan dan diajarkan kepada anggota baru serta diimplementasikan dalam aktivitas organisasi sehingga mempengaruhi pola pikir, sikap, dan perilaku anggota organisasi dalam memproduksi produk, melayani konsumen dan mencapai tujuan organisasi.
FUNGSI BUDAYA ORGANISASI
1.Identitas organisasi
Budaya organisasi disini dapat menunjukkan identitas siapa kita dan berasal dari mana kita, sehingga apa hal ini dapat memberikan perbedaan antara organisasi satu dengan organisasi lain.
2.Menyatukan organisasi
Budaya yang tumbuh di dalam organisasi, mulai dari nilai dan norma dapat menyatukan pola pikir antar individu dalam suatu organisasi.
3.Reduksi konflik
Dengan adanya budaya organisasi dapat memperkecil kemungkinan terjadinya konflik dan perbedaan diantara anggota organisasi. Jika terjadi perbedaan atau konflik, budaya dalam mempunyai cara tersendiri untuk menyelesaikan konflik.
4.Komitmen kepada organisasi kelompok
Budaya organisasi dapat membuat individu-individu dalam organisasi mempunyai komitmen kerja yang baik, demi kemajuan organisasinya.
5.Reduksi ketidakpastian
Budaya organisasi dapat memberikan patokan atau pedoman bagi anggota organisasi dalam bekerja.
6.Menciptakan konsistensi
Budaya organisasi memberikan peraturan, panduan, prosedur, serta pola memproduksi dan melayani konsumen. Semua hal tersebut menimbulkan konsistensi pola pikir, cara bertindak, dan berperilaku anggota organisasi dalam melaksanakan tugas dan perannya.
7.Motivasi
Budaya organisasi menumbuhkan rasa tanggung jawab bagi anggotanya untuk menyelesaikan peran nya demi kemajuan dan kebaikan organisasi.
8.Kinerja organisasi
Budaya organisasi yang kondusif dapat menciptakan kepuasan kerja, etos kerja, dan motivasi kerja karyawan dalam organisasi.
9.Keselamatan kerja
Untuk meningkatkan kinerja keselamatan dan kesehatan kerja, perlu dikembangkan budaya keselamatan kerja dan kesehatan kerja.
10.Sumber keunggulan kompetitif
Budaya organisasi yang kuat mendorong motivasi kerja, konsistensi, efektivitas, dan efisiensi serta menurunkan ketidakpastian yang memungkinkan kesuksesan organisasi dalam pasar.
KARAKTERISTIK BUDAYA ORGANISASI
1.Individual initiative
tingkat tanggung jawab, kebebasan berfikir inovatif, dan kemerdekaan yang dimiliki individu.
2.Risk tolerance
dimana anggota organisasi didorong untuk berani mengambil resiko, menjadi agresif dan inovatif.
3.Direction
kemampuan organisasi menciptakan tujuan yang jelas dan menetapkan harapan kerja.
4.Integration
tingkatan dimana unit-unit dalam organisasi didorong untuk beroperasi dengan cara yang terkoordinasi.
5.Management support
Yaitu tingkatan dimana manajer mengusahakan komunikasi yang jelas, bantuan, dan dukungan pada bawahannya.
6.Control
Aturan dan pengawasan langsung yang dipergunakan untuk melihat dan mengawasi kinerja anggota dalam organisasi.
7.Identity
Tingkatan dimana anggota mengidentifikasi bersama organisasi secara keseluruhan daripada dengan kelompok kerja atau bidang keahlian profesional tertentu.
8.Reward system
Dimana reward seperti kenaikan gaji atau promosi jabatan, didasarkan pada kriteria kinerja karyawan, bukan pada senioritas atau favoritisme.
9.Conflict tolerance
Dimana indiovidu dalam organisasi didorong untuk terbuka dalam menyampaikan konflik atau kritik untuk organisasi.
10.Communication patterns
Sejauh mana komunikasi dibatasi oleh hierarki kewenangan yang formal. Kadang-kadang hierarki kewenangan dapat menghambat terjadinya pola komunikasi antara atasan dan bawahan atau antarkaryawan itu sendiri.
MANFAAT BUDAYA ORGANISASI
1.membantu mengarahkan anggota organisasi pada pencapaian visi, misi, dan tujuan organisasi.
2.meningkatkan kekompakan tim antar departemen, divisi atau unit dalam organisasi sehingga mampu menjadi perekat antara individu satu dengan individu lain dalam organisasi.
3.membentuk perilaku karyawan dengan mendorong percampuran nilai-nilai dan perilaku yang diinginkan sehingga memungkinkan organisasi bekerja dengan lebih efisien dan efektif, meningkatkan konsistensi, menyelesaikan konflik dan memfasilitasi koordinasi dan kontrol.
4.meningkatkan motivasi karyawan dengan memberi mereka perasaan memiliki, loyalitas, kepercayaan dan nilai-nilai, dan mendorong mereka berpikir positif tentang mereka dan organisasi.
5.memperbaiki perilaku dan motivasi sumber daya manusia sehingga meningkatkan kinerjanya dan pada gilirannya akan meningkatkan kinerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
TUJUAN IMPLEMENTASI BUDAYA ORGANISASI DAN FUNGSI
1.membentuk suatu sikap dasar, kebiasaan dan nilai-nilai yang dapat memupuk kerja sama, integritas, dan komunikasi dalam organisasi,
2.memperkenalkan budaya organisasi pada anggota,
3.meningkatkan komitmen dan daya inovasi anggota.
ISI BUDAYA ORGANISASI
1.Artefak
Dimensi budaya organisasi yang bisa ditangkap oleh pancaindra. Yang termasuk dalam artefak organisasi adalah: objek material, rancangan fisik, teknologi, bahasa, metafora, simbol-simbol, peraturan, system, prosedur.
2.Norma
Setiap organisasi memiliki norma yang berbeda. Norma organisasi sangat penting bagi setiap organisasi, karena norma inilah yang mengatur perilaku anggota organisasi.
3.Nilai-nilai
Nilai-nilai merupakan pedoman yang digunakan oleh organisasi untuk bersikap.
4.Kode etik
Fungsi dari kode etik adalah pedoman perilaku bagi anggota organisasi.
5.Kepercayaan
Kepercayaan berhubungan dengan apa yang menurut organisasi dianggap benar dan dianggap tidak benar. Kepercayaan bersifat formal (tertulis) dan tidak formal (tidak tertulis). Pernyataan kepercayaan organisasi memberikan dasar nilai proses perencanaan dan evaluasi pelaksanaan rencana organisasi.
6.Asumsi
Asumsi mempengaruhi persepsi, perasaan, dan emosi anggota organisasi mengenai sesuatu.
7.Filsafat organisasi
Pendapat organisasi mengenai hakikat atau esensi sesuatu. Misalnya, setiap perusahaan memiliki pandangan yang berbeda mengenai esensi sumber daya manusia, keuntungan, lingkungan, nasabah, dan sebagainya.
8.Etos kerja
Bekerja dianggap baik karena dapat meningkatkan derajat kehidupan serta status sosial seseorang. Berupaya bekerja keras akan memastikan kesuksesan.
9.Bahasa dan metafora
Setiap budaya organisasi menggunakan bahasa yang unik dan berbeda dengan bahasa budaya organisasi lainnya. Semua isi budaya organisasi-artefak, norma, nilai-nilai, dan kode-kode, sebagian besar abstrak dipetakan dalam otak dan pikiran setiap anggota organisasi dalam bentuk konsep. Sedangkan metafora adalah kata atau frasa yang dipergunakan untuk melukiskan suatu objek. Misalnya, anggota organisasi baru di sejumlah budaya organisasi disebut sebagai anak bawang atau anak kemarin sore.
10.Cerita dan mite
Cerita atau mite adalah suatu narasi yang menceritakan rentetan kejadian yang diambil dari sejarah perkembangan organisasi.
11.Seremoni, ritual, dan upacara
Seremoni merupakan perayaan budaya organisasi. Ritual dan upacara adalah aktivitas yang direncanakan, terperinci, yang mengonsolidasi berbagai bentuk ekspresi budaya ke dalam peristiwa terorganisasi yang dilaksanakan melalui interaksi sosial.
12.Simbol
Simbol ini bisa berupa cerita, mite, dan ritual. Semua aspek, kejadian, dan proses yang terjadi dalam suatu organisasi bisa diinterpretasikan sebagai simbol.
13.Sejarah
Sejarah organisasi ada yang bersifat formal dan ada yang bersifat informal. Sejarah yang bersifat formal adalah sejarah yang ditulis resmi oleh perusahaan organisasi. Sejarah informal adalah sejarah yang diceritakan secara lisan oleh anggota organisasi.
14.Pahlawan
Pahlawan organisasi adalah pendiri, pemimpin, dan mereka yang berjasa terhadap organisasi.
HUBUNGAN ANTARA PR DENGAN BUDAYA PERUSAHAAN
Public Relations sangat erat kaitannya dengan Budaya perusahaan, karena Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya.
Usaha yang dilakukan Public Relations melalui Budaya perusahaan dalam membina kinerja pegawai, diarahkan pada suatu pencapaian tujuan organisasi yang dilakukan dengan jalan memenuhi kebutuhan –kebutuhan di dalam perusahaan.
Pelaksanaan Budaya perusahaan yang dilakukan Public relations memang sangat berperan penting untuk menciptakan kerja sama, saling pengertian, menjalin hubungan yang harmonis antara atasan dengan bawahan, sehingga jika Budaya perusahaan dapat berjalan dengan baik dan diharapkan dapat membina kinerja pegawai. Tidak adanya kinerja pegawai yang baik menyebabkan suatu perusahaan tidak dapat berjalan dengan lancar maka akan menyebabkan kelumpuhan sebuah perusahaan.
TIPE BUDAYA PERUSAHAAN
1.Budaya Macho.
Kelebihannya: Siap menghadapi bisnis yang penuh resiko, tantangan yang kuat, serta umpan balik serba cepat, keras, dinamis, dan kompetisi yang tajam.
Kelemahan-kelemahannya:
a.Daya tahan lama hampir tidak ada, karena perusahaaan ini berorientasi jangka pendek (product oriented and profit making).
b.Secara internal lebih mengarah pada persaingan individual, daripada semangat kebersamaan, usaha untuk belajar dari suatu kesalahan akan terabaikan.
2. Budaya Keras (Biasanya hiperaktif dan agresif)
Kelebihan-kelebihannya:
a.Para karyawan diberi pelatihan yang maksimal dengan maksud meminimalisir resiko yang mungkin muncul, plus diharapkan dengan umpan balik yang serba cepat meraih penjualan omzet dan keuntungan yang besar, intensif, dan proaktif dalam menjajakan produk-produknya secara agresif kepada calon konsumennya (door to door selling), baik secara langsung maupun tidak langsung.
b.Mengutamakan prestasi individual, dan berorientasi kerja, agresif, enerjik, mobile, serta mampu melakukan berbagai macam teknik, kontes promosi, eksebisi dan presentasi bisnis dalam upaya meraih penjualan produk sebanyak-banyaknya atau demi memperoleh keuntungan lebih besar.
c.Setiap tim penjual dan marketer diutamakan memiliki kemampuan dibidang marketing, persuasive dan “daya jual” (selling point) personal yang tinggi.
Kelemahan-kelemahannya:
a.Mengabaikan pelayanan
b.Terlena dengan sukses jangka pendek
c.Perspektif hanya bersifat jangka pendek, hampir sama dengan budaya perusahaan yang menganut tipe macho.
d.Karyawan sering ganti-ganti dengan alasan tidak memenuhi omzet
CONTOH BUDAYA KINERJA PERUSAHAAN
Budaya kinerja di dalam bank BCA dapat dilakukan melalui :
1.Nuansa kekeluargaan dan keterbukaan dalam pergaulan
Dipandang secara umum, pergaulan antarkaryawan di BCA bagian kliring tergolong cukup erat antara satu karyawan dengan karyawan yang lain. Hal ini terlihat dari kedekatan yang terjalin di dalam pola pergaulan maupun pola berkomunikasi yang cenderung humoris yang dilakukan oleh para karyawan. Kesan kekeluargaan tersebut juga sering kali tampak di samping kesan yang muncul pada cara mereka bergaul juga tampak pada kata panggilan yang cukup akrab, yaitu Bos atau Fren yang hampir selalu terdengar dalam percakapan mereka.
2.Rasa kebersamaan yang tinggi antar karyawan
Sistem pekerjaan di BCA khususnya bagian kliring berlaku satu sistem yang dikerjakan secara bersama-sama. dengan kata lain, beberapa proses pekerjaan yang ada di bagian kliring adalah seragam, yaitu dikerjakan oleh satu bagian secara bersama-sama. Dilihat dari segi proses, tentu hal ini sangat mungkinkan bagi munculnya rasa kebersamaan pada diri masing-masing karyawan.
Nilai Budaya Di Dalam Sistem Bank, merupakan lembaga yang bergerak dalam dunia jasa. dan dalam dunia jasa, aspek yang menjadi ukuran utama adalah pelayanan. dan untuk mendukung keefektifan pelayanan yang ada di dalam proses pekerjaan para karyawan tersebut, maka dibuatlah sebuah slogan, baik dalam tata pelaksanaan prosedur kerja maupun dalam menstimulasi sikap-sikap para karyawan, yang memungkinkan terjadinya internalisasi dan pembentukan identitas (jati diri) di dalam kepribadian masing-masing karyawan. Slogan tersebut dalam istilah SMART, yaitu:
1.Sigap, sebagai simbol efisiensi kinerja karyawan bank
2.Menarik, sebagai simbol loyalitas para costumer yang merupakan hasil dari kualifikasi pelayanan bank
3.Antusias, sebagai simbol kesungguhan kinerja para karyawan terhadap pekerjaannya
4.Ramah, sebagai simbol hubungan dan komunikasi yang baik antara pihak bank dengan costumer
5.Teliti, sebagai simbol kualifikasi kinerja bank tersebut
Sedangkan secara khusus, dalam hal pelayanan, BCA juga mempunyai slogan tersendiri yang terdiri atas beberapa poin, yaitu: ”Utamakan pelayanan dengan komitmen:
a.Proses cepatAll out
b.Respensif
c.Tepat waktu
Ritual Sebagai Pembentuk Budaya Organisasi terdapat satu ritual yang secara konsisten dilaksanakan di BCA sebagai salah upaya pembentukan mental/budaya organisasi yang baik, yaitu setiap hari Jum’at selalu dilaksanakan penyampaian nasehat-nasehat yang berisi kata-kata bijak yang disampaikan oleh Kepala Operasional.
Materi 6 : KIAT BERKOMUNIKASI DALAM INTERNAL ORGANISASI (HRD)
HUMAN RELATIONS DEVELOPMENT
Lingkup Hubungan antarmanusia:
1.Hak asasi manusia
Hak-hak semua orang lain yang terlibat dalam urusan organisasi harus dihormati dan dilindungi dengan baik. Perusahaan juga harus melindungi hak-hak pelanggan tradisional, manajer, dan bahkan pesaing.
2.Pasar global
Perilaku paling penting bagi pelamar kerja baru adalah keterampilan berkomunikasi dan hubungan antarmanusia.
3.Penekanan pada kelompok kerja
Membantu kelompok bekerja sama dengan baik (baik sebagai anggota tim atau pemimpin) memerlukan banyak keterampilan hubungan manusia. Manajer dan karyawan perlu memahami dinamika interaksi kelompok untuk menjadi efektif.
4.Peningkatan keragaman di tempat kerja
Sebuah pemahaman yang mendalam dari perbedaan.
HUMAN RELATIONS DAN ANDA
Keterampilan dalam manjalin hubungan antar manusia dapat membantu Anda untuk mendapatkan pekerjaan, menikmati pekerjaan, lebih produktif, dan tinggal di sana lebih lama dengan peluang lebih baik demi kemajuan.
Seorang manajer dengan kemampuan hubungan manusia akan mempertahankan karyawan yang lebih lama, lebih produktif, dan memberikan karyawan dengan lingkungan menyenangkan.
Alasan paling umum untuk kegagalan dalam pekerjaan manajer adalah rusaknya keterampilan dalam menjalin hubungan antarmanusia.
HUMAN RELATIONS SEBAGAI ILMU PENGETAHUAN
Human ralations disini dapat dijadikan acuan pengetahuan agar individi dapat menjalin hubungan dengan individu atau kelompok lain dengan cara yang efektif dan efisisen. Human relations menjelaskan kepada kita untuk dapat membangun hubungan yang dapat memberikan hasil yang sesuai deengan keinginan kedua belah pihak.
HUMAN RELATIONS SEBAGAI MANAJEMEN
Pendekatan “Taylor“ (cara terbaik untuk melakukan manejemen dalam organisasi):
1.Manajer harus hati-hati memilih dan melatih pekerja untuk tugas-tugas tertentu.
2.Manajer harus berusaha untuk memotivasi pekerja untuk meningkatkan produktivitas.
HUMAN RELATIONS DAN MANAJEMEN
Disini menjelaskan dengan adanya human relations dapat mengubah cara manajemen memandang pekerja, daripada melihat pekerjaan kebanyakan sebagai orang yang membutuhkan upah, manajer sekarang mulai mengerti bahwa kebutuhan kompleks pekerja mencakup kombinasi unik dari nilai-nilai, sikap, dan keinginan.
Materi 7 : Internal Branding Corporate/Organisasi
kegiatan komunikasi perusahaan yang berorientasi internal. Baru-baru ini muncul kampanye rebranding dalam internal perusahaan Perusahaan mengkomunikasikan kepada karyawannya segala aspek dalam membangun merek, sehingga pada karyawannya terbentuk perilaku yang sesuai dengan misi merek itu sendiri.
Tiga cara agar internal branding sukses:
1.sinkronisasi antara brand personality, tata nilai, dan budaya perusahaan à Jangan sampai antara janji yang diberikan ke khalayak luas dan kondisi internal perusahaan tidak klop
2.menjadikan karyawan sebagai tulang punggung dalam menghidupkan brand à Mulai dari tahap perekrutan karyawan baru, yang dilanjutkan dengan membangkitkan antusiasme dan gairah karyawan sehingga merek menjadi komitmen mereka
3.Internalisasi dengan mengoptimalkan komunikasi internal secara konsisten untuk menjelaskan tata nilai dan perilaku yang sesuai dengan brand promise. Kesuksesan internalisasi ini ditandai dengan merasuknya tata nilai dan perilaku ini dalam keseharian karyawan. pengakuan dan penghargaan akan meneguhkan komitmen karyawan sebagai brand ambassador.
Bentuk-bentuk Media Internal yang digunakan:
1.Manual Handbook
Tujuan pembuatannya:
a.Menggambarkan kebijakan dan struktur PR organisasi/perusahaan
b.Memaparkan hal-hal apa saja yang perlu dilakukan oleh manajer dan kapan mereka harus memeriksanya
c.Menyediakan ide dan nasihat bagi para manajer dalam program-program PR mereka sendiri
d.Memberi rincian kontak bagi tim PR dalam mengakses bantuan
e.Sebagai mekanisme kontrol yang menyatakan dengan jelas wilayah-wilayah kerja dimana aktivitas PR perlu dijelaskan ke pusat
f.Sebagai standar-standar kualitas bagaimana cara pelaksanaan pekerjaan PR diimplementasikan di seluruh organisisasi atau perusahaan
2.News Clipping (Guntingan Berita) à berupa informasi yang di publikasikan beberapa media massa dan Internet mengenai semua informasi perusahaan
Leaflet à Leaflet merupakan salah satu media komunikasi yang digunakan perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan internal relations-nya. Sering dicetak dalam selembar kertas. Leaflet atau surat selebaran adalah format yang murah dan dapat dipersiapkan dalam waktu cepat.
3.Surat (Memo Internal)
Surat tradisional masih tetap menjadi tulang punggung media komunikasi internal perusahaan. Surat dianggap lebih formal, langsung, personal dan akan mendapat perhatian yang lebih dari si penerima.
4.Telepon Internal Bebas Pulsa (Extention Telephone Number) à salah satu media komunikasi yang dipakai karyawan tanpa menyebutkan identitasnya untuk memberikan informasi atau laporan internal perusahaan. (Cutlip, 2007: 278). Mis: manajer umum dan perlengakapan – ext. 530
5.Rapat dan Telekonferensi à Hal-hal yang harus dipersiapkan oleh seorang public relations sebelum rapat dimulai adalah menurut Cutlip (2002:185):
a.Agenda rapat.
b.Pemimpin rapat.
c.Jumlah peserta rapat.
d.Moderator
e.Notulen
f.Ruangan rapat.
g.Alat perlengkapan rapat.
h.Konsumsi.
6.Newsletter à bentuk paling umum dari publikasi periodik. Kebanyakan perusahaan mengandalkan newsletter untuk mengkomunikasikan berita secara tepat waktu dan sesuai sasaran. Diharapkan dengan adanya pengkomunikasian informasi, kebijakan maupun kegiatan melalui newsletter yang dibagikan kepada seluruh divisi ini dapat dipahami dan dimengerti oleh seluruh karyawan sehingga karyawan mengetahui semua informasi maupun kebijakan-kebijakan terbaru.
7.Papan Pengumuman à Untuk memastikan kredibilitas dan keterbacaannya, majalah dinding harus direncanakan secara hati-hati dan tetap terjaga agar tetap memuat informasi terbaru. (Baskin, 2010: 246).
8.Poster à Paling cocok digunakan untuk memberi penekanan pada sebuah ide serta menyediakan pesan yang dapat dipahami secara cepat. Poster diletakkan di tempat yang banyak dilewati keramaian sehingga mudah dilihat oleh para karyawan. (Baskin, 2010: 246).
9.Kotak Saran à Setiap pegawai yang memiliki ide-ide cemerlang, keluhan, atau bahkan kecaman pedas terhadap atasan atau perusahaan dipersilahkan menyampaikannya melalui kotak-kotak saran tersebut. Kotak saran tersebut secara berkala akan diambil dan semua ide, keluhan dan kritik akan dikaji untuk ditindak lanjuti dengan dikeluarkannya kebijakan dari pihak manajemen.
10.Rak informasi à harus memberikan informasi yang tidak dapat ditangani dalam pesan pendek. Rak informsi sangat baik ditempatkan di lokasi tempat para karyawan dapat memperhatikan bahan-bahan yang ditaruh di sana dengan suasana agak santai, seperti di lobby depan kantor. (Baskin, 2010: 247).
Aliran Komunikasi dalam Internal Branding Corporate
Iklim Komunikasi Organisasi
Pace & Faules, 2005:
1.Kepercayaan
2.Pembuatan keputusan bersama
3.Kejujuran
4.Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah
5.Mendengarkan dalam komunikasi ke atas
6.Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi
Manajemen Mutu sebagai Internal Branding
Pada pendekatan manajemen mutu (Total Quality Management) terdapat sepuluh unsur utama dalam hal bagaimana menjalankan pendekatan ini, yang masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut (Goetschdan Davis dalam Nasution, 2005:22-25, dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Mutu Terpadu”):
1.Fokus pada Pelanggan
2.Obsesi terhadap Kualitas
3.Pendekatan Ilmiah
4.Komitmen Jangka Panjang
5.Kerjasama Tim (Teamwork)
6.Perbaikan Sistem Secara Berkesinambungan
7.Pendidikan dan Pelatihan
8.Kebebasan yang Terkendali
9.KesatuanTujuan
10.Adanya Keterlibatan dan Pemberdayaan Karyawan
Internal branding merupakan kegiatan komunikasi korporat berorientasi internal yang belakangan mengemuka dalam kampanye rebranding. Perusahaan mengkomunikasikan kepada karyawannya segala aspek dalam membangun merek, sehingga pada karyawannya terbentuk perilaku yang sesuai dengan misi merek itu sendiri. Logikanya, meskipun rebranding ditujukan untuk pihak eksternal tetapi mempunyai implikasi yang nyata bagi kalangan internal. Misalnya menyampaikan brand promise yang baru berikut konsekuensinya. Untuk itulah diperlukan internal branding.
Untuk suksesnya implementasi internal branding, Pertama, sinkronisasi antara brand personality, tata nilai, dan budaya perusahaan. Jangan sampai antara janji yang diberikan ke khalayak luas dan kondisi internal perusahaan tidak klop, sehingga ibaratnya ingin merubah ikan menjadi kuda. Merek yang kredibel harus didasarkan atas kekuatan pasar (eksternal) maupun realitas (internal) berupa budaya dan tata nilai yang dianut perusahaan yang mendukungnya.
kedua adalah menjadikan karyawan sebagai tulang punggung dalam menghidupkan brand. Prinsip ini dipakai mulai dari tahap paling awal, perekrutan karyawan baru. Yang dilanjutkan dengan membangkitkan antusiasme dan gairah karyawan sehingga merek menjadi komitmen mereka. Cara membangkitkan yang paling efektif adalah melibatkan mereka dalam prosesnya. Termasuk komunikasi yang melibatkan edukasi karyawan berikut mekanisme umpan baliknya, sehingga karyawan memiliki kesadaran yang tinggi terhadap esensi dari merek. Pemahaman esensi ini mulai dari nilai-nilai yang terkandung dalam setiap atribut identitas merek sampai brand promise. Dengan demikian menimbulkan tanggung jawab dan rasa memiliki. Mindset ini demikian penting, bahkan kegagalan suatu merek di pasar biasanya terkait dengan gagalnya pembentukan mindset karyawan ke arah tersebut. Dalam prakteknya, mutlak diperlukan kolaborasi antara semua pihak yang terkait, baik itu manajemen puncak, SDM, pemasaran, maupun tim operasional. Harus diakui, tidak jarang kegagalan justru dimulai dari kurangnya dukungan dari manajemen puncak.
ketiga adalah internalisasi dengan mengoptimalkan komunikasi internal secara konsisten untuk menjelaskan tata nilai dan perilaku yang sesuai dengan brand promise. Kesuksesan internalisasi ini ditandai dengan merasuknya tata nilai dan perilaku ini dalam keseharian karyawan. Salah satu cara yang efektif adalah Show Them the Money! Intinya menunjukkan merek yang kuat potensial mendatangkan lebih banyak uang, yang sangat mudah dimengerti semua pihak, termasuk karyawan pada lapisan yang terbawah. Selain itu pengakuan dan penghargaan akan meneguhkan komitmen karyawan sebagai brand ambassador.
Soal No. 2
Internal Branding
Perusahaan selalu berusaha agar konsumen loyal dengan brand mereka tanpa memperdulikan dan tahu bahwa seringkali karyawan mereka sendiri tidak loyal dengan brand perusahaannya. Maka dari itu dibutuhkan internal branding yang kuat untuk mewujudkan karyawan yang loyal pada brand perusahaannya.
Seperti apakah internal branding yang kuat itu? Kami coba membahas internal branding yang dilakukan BCA. Internal branding dilakukan untuk memotivasi karyawan supaya meningkatkan kinerjanya. Jika kinerja karyawan meningkat itu berarti internal branding yg dilakukan sukses. Maka dari itu BCA melakukan pemantauan terhadap performa dari karyawannya melalui grafik profit performance yang didapat setiap bulannya.
BCA memanfaatkan teknologi yang ada dengan memberi kesempatan para karyawan menyampaikan keinginannya melalui internet ke dalam kota research yang disediakan. Tujuannya untuk mendengarkan sejauh mana karyawan peduli dengan perusahaan, sejauh mana mereka paham dengan produk dan jasa yang diberikan oleh BCA, apa yang mereka keluhkan, apa yang mereka harapkan dari perusahaan.
Pemahaman karyawan mengenai produk, jasa, visi-misi perlu diperhatikan karena mereka nantinya yang menjelaskan hal ini kepada public eksterna. Jika dilihat adanya kekurangan dalam pemahaman maka BCA akan melakukan pelatihan atau training camp juga sosisalsasi untuk memupuk kembali pengetahuan karyawan mengenai tiga hal tersebut.
Selain itu salah satu strategi BCA untuk meningkatkan pemahaman karywan mengenai visi-misi perusahaan adalah dengan selalu menekankan mengenai poin tersebut disetiap rapat bersama. BCA paham itu saja tidak cukup untuk membuat karyawan sadar akan pentingnya pemahaman mereka tentang perusahaan maka dari itu BCA juga melibatkan interaksi antara atasan dengan bawahan juga senior dengan karyawan baru. Artinya atasan atau senior akan mendampingi karyawan untuk memberikan penjelasan tentang program-program yang ada melalui obrolan atau diskusi ringan yang bersifat informal dan selalu ada saat karyawan menemukan kesulitan dalam pekerjaannya. Hal ini dilakukan agar slogan mereka “Senantiasa di Sisi anda” juga bisa benar dirasakan oleh karyawannya. Sehingga karyawan akan percaya diri dan merasa nyaman karena mereka tahu mereka memiliki orang-orang yang mendukun mereka dalam pekerjaan mereka.
Selain itu melalui pesan yang disampaikan karyawan BCA bisa merespon dengan tepat apa yang menjadi kebutuhan dan keresahan karyawannya, supaya nantinya karyawan merasa dihargai dan merasa berada di lingkungan yang sangat mendukung pekerjaannya. Kepuasaan karyawan adalah kunci dari munculnya kepuasaan konsumen. BCA berpendapat bahwa karyawan yang puas terhadap sikap perusahaan akan berusaha untuk membuat konsumen juga merasakan kepuasaan yang telah didapatnya. Selain itu karyawan yang puas akan selalu setia kepada perusahaan meskipun perusahaan berada pada posisi yang sulit.
Selain meberikan kesempatan karyawan untuk menyampaikan pendapat, keluhan, dan harapan dan kemudian meresponnya, BCA juga menciptakan suasana kompetitif dalam internalnya. Contohnya dengan melaksanakan lomba fotografi bertemakan pelayanan BCA. Perusahaan memberikan kesempatan agar karya-karya terbaik keluarga BCA di ketahui publik internal lainnya dan pemilihan pemenangnya ditentukan melalu polling. Biasanya mereka hanya melihat brand BCA dipasarkan ke public namun kali ini karya merekalah yang diperkenalakan. Ini membuat mereka merasa dihargai dan yang terpenting mereka merasa memiliki BCA sebagai hal penting dalam hidup mereka. BCA juga memberika BCA Award kepada karyawan terbaik karena mereka ingin membangun tempat kerja yang mampu menginspirasi karyawannya untuk bekerja lebih baik lagi demi perusahaannya.
Inti dari semua hal diatas BCA berupaya agar tercipta sinkronisai antara brand, tata nilai, dan budaya perusahaan. Jangan sampai antara janji yang diberikan kepada publik dan kondisi di tubuh internal tidak sinkron. Karena brand yang kredibel adalah brand yang kekuatan pasarnya dan realitas internalnya saling mendukung.
